אחת הטעויות הנפוצות שמעצבים גרפיים ובוני אתרים עצמאיים עושים בניהול העסק שלהם, היא להתחיל לעבוד עם לקוח חדש בלי להחתים אותו על חוזה עבודה והצעת מחיר לפרויקטים בעיצוב גרפי ובניית אתרים.
הסכם עבודה לעיצוב גרפי או לבניית אתר הם חלק מהכלים הכי חשובים בניהול העסק שמאפשרים לנו להתנהל בצורה מקצועית בסיטואציות מאתגרות מול הלקוח (ויידה מינה!), חוסכים זמן יקר ועוזרים לנו להגן על האינטרסים העסקיים שלנו וגם של הלקוח – יס!
בפוסט הבא נבין יחד מה זה בכלל הצעת מחיר או הסכם עבודה לבניית אתר ולעיצוב גרפי, למה צריך את זה, מה נכתוב בהם ומתי ואיך נשלח אותם ללקוח. יאללה בלאגן! זאת אומרת…יאללה סדר בבלאגן!
מה זה הסכם עבודה והצעת מחיר לפרויקטים בעיצוב גרפי ובניית אתרים?
הצעת מחיר והסכם עבודה (או חוזה עבודה) הם מסמכים רשמיים ומחייבים משפטית שלרוב מאוגדים למסמך דיגיטלי אחד, שמתארים את פרטי הפרויקט ותנאי העבודה בין הלקוח למעצב עצמאי ונחתמים על ידי שני הצדדים, המעצב והלקוח, לפני תחילת פרויקט חדש.
למה מעצבים גרפיים ובוני אתרים צריכים חוזה עבודה והצעת מחיר?
בתור מעצבים גרפיים ובוני אתרים עצמאים יש לנו את החופש לבחור את הלקוחות והפרויקטים שאנחנו לוקחים ואת החופש לקבוע את הלו״ז שלנו.
אבל! חשוב לזכור שאנחנו מנהלים עסק, אנחנו הבוס של עצמנו ובאחריותנו לשמור על האינטרסים שלנו ולדאוג שאנחנו מקבלים את מה שמגיע לנו בכל פרויקט ומול כל לקוח, כי אף אחד לא יעשה את זה עבורנו, רייט?
בתור מעצבת גרפית ובונת אתרים עצמאית כבר עשור, הסכם עבודה והצעת מחיר הם קודש עבורי. מבחינתי זו הצהרת כוונות חגיגית שנועדה להגן על האינטרסים של העסק שלי ואיתם אני מצליחה להציב גבולות ברורים ובריאים מול הלקוחות שלי.
חוזה עבודה והצעת מחיר מקצועיים מאפשרים לנו להציב גבולות מול הלקוח, לבסס מולו תחושת ביטחון ולגרום לו לתפוס אותנו כאנשי מקצוע ולעשות תיאום ציפיות שיאפשר ניהול פרויקט בצורה זורמת ומקצועית.
נוכל לחסוך זמן יקר ולא נימרח עם הפרויקטים שלנו על גבי חודשים, נקבל תשלום בזמן בלי להתחנן לאף אחד שישלם לנו מה שמגיע לנו, נפסיק לעצב אינסוף סקיצות ותיקונים בלי לקבל עליהם תוספת תשלום, נפסיק להתנהל מ״לא נעים לי״ ותנחיל לנהל עסק רווחי יותר בביטחון והנאה.
איך בנוי הסכם עבודה והצעת מחיר בעיצוב גרפי ובניית אתרים?
הסכם עבודה יכלול סעיפים ברורים לגבי מה מצופה מכל צד כדי שהפרויקט יצליח, פירוט יסודי של תהליך העבודה והדד ליין של סיום הפרויקט ואיך העניינים יתנהלו בין שני הצדדים במידה ואחד מהסעיפים לא יתממש או יפגע.
הצעת המחיר תפרט לעומק את ההצעה עצמה, ממש כמו רשימת מכולת של תכולת הפרויקט וכמובן – המחיר לכל הטוב הזה. אני אוהבת לעשות את בתוך טבלה, זה מאוד מסודר וברור.
פרו טיפ: כתבו גם את מה שלא נכלל בהצעת המחיר שלכם!
את שני אלה אני אוהבת לאגד לקובץ אחד ולהוסיף עוד כמה עמודים ספציפיים שמשדרגים פלאים את אחוזי הסגירה בעסק שלי (ועל זה נדבר בפוסט אחר).
מה כותבים בהסכם עבודה לפרויקטים בעיצוב גרפי ובניית אתרים?
הסעיפים שנכניס להסכם העבודה צריכים לכסות את הנושאים הבאים:
היקף הפרויקט
גם כאן נרצה לחזור ולפרט בצורה ספציפית את כל מה שהלקוח יקבל מאיתנו בסיום הפרויקט.
המחיר לפרויקט ותנאי התשלום
נפרט כמה ואיך הלקוח עומד לשלם עבור השירות שלנו, כמו למשל מהי חלוקת התשלומים (מקדמה, סכום ביניים ויתרת תשלום) ובאיזה דרך הוא יכול לשלם (העברה בנקאית, אשראי או דרך אפליקציות תשלום שונות).
תהליך העבודה ולוח זמנים
נפרט שלב שלב בתהליך הפרויקט, מה קורה מהרגע שבו הלקוח חותם על הצעת המחיר והסכם העבודה עד לסיום הפרויקט וקבלת המוצר המוגמר.
תנאי הפסקת עבודה
לא תמיד הדברים זורמים כמתוכנן ויש סיטואציות שבהן אחד מהצדדים ירצה לעצור את העבודה וזה ממש בסדר! נרצה לאפשר ללקוח (וגם לנו) להתחרט ולעצור את הפרויקט בתחנות שונות לאורך הפרויקט ולציין את מדיניות ההחזר הכספי שיקבל הלקוח בכל שלב.
זכויות שימוש בעבודה
כל מה שקשור לזכויות יוצרים, פרסום העיצוב התיק העבודות שלנו, הכנסת הקישור שלנו לפוטר וכו׳.
תנאים כללים
כאן יופיעו כל הסעיפים הכלליים שמתייחסים להתנהלות בנינו לבין הלקוח לאורך כל הפרויקט, כמו:
- כמה סקיצות וסבבי תיקונים נכללים בהצעת המחיר?
- מה קורה אם הלקוח עדיין לא מרוצה ויש צורך בעוד?
- מה קורה במקרים שיש עיכוב מצד הלקוח (מענה, תיקונים, הערות, שליחת חומרים רלוונטים וכו)?
- מהי ההתחייבות שלנו להגשת סקיצות ראשוניות ותיקונים.
- התייחסות לשעות הפעילות שלנו ומתן מענה מקצועי ללקוח.
- התייחסות להעברת חומרי גלם (קבצי מקור).
- הצהרה שלנו שאנחנו עובדים עם תוכנות חוקיות, פונטים ותמונות ברשיון שימוש חוקי.
- הצהרה שהלקוח אחראי לעבור על כלל העיצוב לפני סגירת הקבצים / האלעת האתר לאוויר ולוודא שאין טעויות בתכנים.
- הצהרה שכל שינוי בהסכם העבודה תקף רק כששני הצצדים מסכימים על זה בכתב.
- התייחסות לתוקף הצעת המחיר והסכם העבודה.
ועוד כמה סעיפים ספציפים לחוזה עבודה לפרויקטים בבניית אתרים:
השבתת האתר
מה קורה במצבי השבתה של האתר ומהי מדיניות התיקונים שנאפשר ללקוח בסיטואציות שונות.
אחריות
מהי רמת האחריות שלנו מול צד ג׳ (שירותי אחסון / דומיין / תוספים אחרי וכו).
התחייבות לפעילות חוקית באתר מצד הלקוח
התחייבות הלקוח לפעילות חוקית בעסק, באתר ובתוכן שלו – מה שיגן עלינו משפטית במקרים חריגים מאוד.
נגישות
התייחסות לנגישות באתר.
דגשים חשובים בכתיבת חוזה עבודה והצעת מחיר לפרויקטים בעיצוב גרפי ובניית אתרים
- פרטו כמה שיותר לגבי תהליך העבודה, היקף הפרויקט, מה הלקוח מקבל מכם בסיום העבודה והלו״ז. כמה שיותר מפורט – יותר טוב! זה יחסוך לכם הרבה אי הבנות בהמשך הדרך.
- אל תשלחו הצעת מחיר והסכם עבודה לכל לקוח מתעניין. כשלקוח פוטנציאלי יוצר אתכם קשר ומבקש מכם הצעת מחיר, עשו איתו קודם שיחת התאמה. אם תגלו שזה לקוח שאתם רוצים לעבוד איתו, השקיעו את הזמן ושלחו לו הצעת מחיר והסכם עבודה רלוונטיים.
- ציינו גם את מה שהצעת המחיר לא כוללת.
- חוק ברזל: אל תתחילו לעבוד על הפרויקט לפני שהלקוח חותם על הצעת המחיר והסכם העבודה ומעביר לכם מקדמה!
- דאגו לעצמכם תמיד והחתימו כל לקוח על הצעת מחיר והסכם עבודה גם אם זה לקוח חוזר, קרוב משפחה, דודה של החבר ובכל סדר גודל של פרויקט. אי אפשר לדעת איזה בלת״מ יצוץ לאורך תהליך העבודה המשתוף (ותמיד צץ לפחות אחד) ולכל מקרה, חשוב שתיהיו מוגנים ומכוסים.
- תזכרו שלנהל עסק זה לא שחור או לבן. אתם מחליטים מתי לבוא לקראת הלקוח ומתי לעמוד על שלכם ולנופף בהסכם העבודה החתום שלכם. מה שחשוב זה שיהיה לכם מסמך מקצועי שיאפשר לכם לעשות את ההחלטות האלו בהתאם למצב וללקוח שמולכם ולנהל את העסק איך שאתם רוצים.
- אל תתביישו לעשות פולו אפ! אם שלחתם ללקוח הצעת מחיר והסכם עבודה, עברו כמה ימים ולא קיבלתם מענה – זה לגיטימי לגמריי ליצור איתו קשר. חבל לפספס פרויקט שווה רק בגלל שהמייל שלכם הגיע לספאם של הלקוח (קרה לי מלא!).
בתוכנית העבודה הדיגיטלית The Lead Generation Blueprint, אני מלמדת איך לעשות פולו אפ לפניות מלקוחות מתעניינים ואיך לקבל אותן מלכתחילה.
חוזה עבודה והצעת מחיר בפרויקטים בעיצוב גרפי ובניית אתרים
הם הבסיס לניהול פרויקט מוצלח
אם אתם עצמאיים טריים או שיש לכם עסק כבר כמה שנים בתחום העיצוב גרפי ובניית אתרים, חשוב שיהיה לכם חוזה עבודה והצעת מחיר מקצועיים שלא רק יגנו על האינטרסים העסקיים שלכם ושל הלקוחות שלכם, הם גם יגרמו לכם להיראות מקצועיים.
פליזזזזז אל תתחילו את הפרויקט הבא שלכם בלי להחתים את הלקוח על הסכם עבודה והצעת מחיר מקצועיים שעברו עין של עו״ד
הציבו גבולות ברורים ועשו תיאום ציפיות מול הלקוח, חסכו זמן יקר וכאב ראש מיותר ותתחילו לנהל את העסק בביטחון, בזרימה וסיפוק ✨